颁奖典礼闭幕

ORSP员工需要进行各种活动, 部门和PI结束赞助的项目或奖项. 其中一些活动涉及向发起人报告的义务, 财务对账, 机构和账户结清任务的表格和报告.

  • 如何结束一个奖项

    研究合规结束

    如果你的研究项目已经满足了所有的标准，就可以结束了, PI还必须向适当的合规委员会提交最终报告.e.， IRB, IACUC，或IBC).  请参考 如何关闭项目 在IRBNet.

  • 最终的发票 & 报告

    项目终止后，授予 & 合同管理员(GCA)将审查该奖项，并与部门管理员一起确定将在财务报告或最终发票上报告给赞助商的最终数字. 作为清仓过程的一部分, 部门管理员需要做以下工作(如有必要):

    • 通知内部部门和工资单的FOAP变更经常性成本，如打印, 电话, 邮资及薪金/津贴.
    • 及时转移所有错误费用，清理赤字


    对于大多数联邦奖, 最终财务报告必须在奖励结束之日起120天内提交，在执行期间发生的最终支出必须在90天内记入资助基金. 非联邦期限可能因赞助商而异. 以满足赞助商的最后期限, 部门主管和GCA之间需要有清晰和及时的沟通. 一旦报告最终数字，GCA将根据与部门的协议向赞助商提交最终财务报告/发票.

    Subaward发票

    自民党- 60天
    DU模板30天

    以便准确地向主要赞助商报告支出, 最终的子协议发票必须按照协议中规定的条款提交, 至少在本分协议结束之日起30日内. 部门行政人员和客户服务总监有责任确保分协议发票及时提交和处理.

  • 泛滥

    超支不能通过将赤字转移到另一个赞助奖项来解决. 本署须在获奖后三个月内，将超支款项转入部门营运基金.

  • 不可允许和不可分配的成本

    不允许和不可分配的成本被定义为不符合OMB统一指导的赞助项目支出, 新MG线上电子游戏的政策或担保人的条款和条件. 新MG线上电子游戏不能要求报销任何这些费用. 一些例子包括:

    • 酒精
    • 广告和公共关系费用
    • 坏账
    • 捐赠及捐款
    • 娱乐费用
    • 罚款及罚则
    • 供个人使用的商品和服务
    • 住房及个人生活费
    • 除非赞助商允许，否则奖励前的费用
    • 销售和市场营销

合同审核 & 记录保留

根据法律条款奖励给大学, 审核员有权查阅与项目相关的所有大学官方记录. 大学有义务使这些记录随时可供查阅.

因为审核员可能会访问部门，审查支持性文件，并采访在项目中获得认证的人员, 部门必须保存完整的记录. 除了, 完成工作认证的个人必须能够确认工作是准确的.

PI必须保留:

  • 科学记录和数据
  • 动物和人类受试者材料

部门必须保留:

  • 财务及人事记录

ORSP将保留:

  • 在提交提案的财政年度之后的两年待决提案
  • 在项目结束后的四年内授予提案和奖励文件

 

审计常见问题解答

  • 通常审计哪些项目?
    • 成本转移
    • 工资费用和努力证明
    • 项目结束时购买的通用设备
      • 对审计人员来说，成本转移意味着发生了一些本不应该发生的事情. 他们会查看转让文件，看是否合适和及时.
      • 审计人员质疑这些设备是需要的，还是只是为了用完资金而购买的. 他们将选择在项目中购买的一些设备项目, 将交易日期与授权结束日期进行比较, 并在截止日期后60天内与采购方讨论所有采购事宜.
  • 审计有哪些类型?
    • 一般财务审计
    • 统一的指导
    • 保荐人要求审核
    • 大学审计系
      • 审计是大学财务报表年度总体财务审计的一部分.
      • 根据统一指南对资助项目的财务制度和支出进行审计. 大学被要求向联邦政府提供这些审计.
      • 赞助商可以要求对个别奖项进行审核. 这些审计可以是财务上的，也可以是计划性的.
      • 所有大学的资金都要接受大学审计部的检查和审计.
  • 审核员通常审查什么样的记录?
    • 来自办公室的中央记录，如ORSP，采购和工资
    • 部门文件
    • 实验室记录


    担保人或审核员应在开始审核前联系ORSP. ORSP将通知相关部门. 如果PI或部门由审核员直接联系, 在安排任何访问或发布任何文件之前，将他们推荐给ORSP.

    审计不允许的财务责任, 但因大学政策及程序不足而引致的个案除外, 由部门决定, 对成本受到质疑的项目负有主要责任的学校或中心.